Les nouveautés de Microsoft Copilot ne suivent pas toutes les mêmes règles d’accès. Une application visible peut exiger une licence pour produire un résultat, tandis qu’une fonction marquée Frontier reste en préversion. Voici comment choisir les usages à tester et vérifier leurs conséquences sur les données de l’organisation.
Meeting Recaps dans Teams : l’application ne suffit pas
L’application Meeting Recaps rassemble les récapitulatifs de réunions Teams dans un même espace. Elle évite de rechercher séparément les notes et les tâches de suivi associées à chaque réunion. Mais sa présence dans Teams ne signifie pas que chaque utilisateur peut consulter tous les types de récapitulatifs.
La documentation Microsoft Learn sur Meeting Recaps distingue l’accès à l’application des licences nécessaires au contenu :
| Fonction | Condition indiquée par Microsoft | Conséquence pratique |
|---|---|---|
| Ouvrir Meeting Recaps | Accessible à tous les utilisateurs | La présence de l’application ne garantit pas un récapitulatif intelligent |
| Récapitulatif textuel intelligent | Teams Premium ou licence Microsoft Copilot | Vérifier la licence de l’utilisateur avant le pilote |
| Récapitulatif vidéo ou audio | Licence Microsoft Copilot | Ne pas déduire cet accès de la seule licence Teams Premium |
Autre filtre à connaître : Meeting Recaps n’affiche que les réunions enregistrées ou transcrites des 30 derniers jours. Microsoft indique une prise en charge dans Teams pour Windows, Mac et le web ; la prise en charge mobile est encore annoncée comme à venir. Si une réunion manque, vérifiez d’abord son enregistrement ou sa transcription, sa date et la licence concernée, plutôt que de conclure à une panne.
Partage Copilot : choisir ce que reçoit le destinataire
Le partage d’une réponse et celui d’une conversation ne répondent pas au même besoin. Selon la documentation Microsoft Learn sur le partage Microsoft Copilot, une réponse partagée comprend également le prompt qui l’a produite. Une conversation partagée transmet un instantané : si le destinataire la poursuit, Copilot en crée une copie distincte dans son propre historique.
| Option | Ce qui est transmis | Usage adapté |
|---|---|---|
| Partager une réponse | La réponse et son prompt | Montrer un résultat précis et sa formulation |
| Partager une conversation | Une copie de la conversation au moment du partage | Permettre à un collègue de reprendre une piste séparément |
Le lien ne modifie pas les autorisations des fichiers, courriels ou réunions Microsoft 365 cités dans l’échange. Il peut néanmoins exposer le texte déjà présent dans l’instantané partagé. Relisez donc les prompts et les réponses avant de diffuser le lien. Microsoft précise que l’administrateur peut désactiver ce partage, autorisé par défaut ; ce réglage mérite un examen si vos équipes traitent des données sensibles.
Un lien partagé n’accorde pas les droits aux documents
Pour une équipe qui prépare plusieurs propositions, le partage d’une conversation peut servir de point de départ commun. Chaque collègue poursuit ensuite sa propre copie ; ses nouveaux messages ne deviennent pas une conversation collective. Pour standardiser seulement une consigne, mieux vaut diffuser un prompt relu, comme dans notre guide pour sauvegarder ses prompts Copilot.
Le bouton Try again répond à un autre besoin : relancer un prompt après avoir choisi un autre modèle. C’est utile pour comparer la structure et la précision de deux réponses, sans supposer qu’un modèle sera systématiquement meilleur. Si la première formulation doit être conservée, copiez-la avant de relancer : l’exemple présenté ne permet pas de garantir un retour à la réponse précédente.
Copilot Notebooks : vérifier l’accès avant de partager un projet
Copilot Notebooks sert à réunir des références et des échanges autour d’un sujet. Un carnet consacré à une proposition commerciale peut, par exemple, regrouper les documents de travail et les conversations nécessaires à sa préparation. L’interface proposée dans Microsoft Copilot privilégie une consultation légère ; l’ouverture du carnet dans OneNote donne accès à d’autres modes de travail. Il ne faut pas en déduire qu’il s’agit de deux copies indépendantes du projet.
Les prérequis varient selon l’outil. La documentation Microsoft Learn sur Copilot Notebooks et Copilot Pages indique que Copilot Notebooks nécessite une licence Microsoft Copilot ou Copilot Chat. Copilot Pages exige, de son côté, une licence OneDrive et un site OneDrive actif. Vérifiez la fonction réellement visée avant de diagnostiquer un problème d’accès ou de licence.
La même documentation précise que les notebooks sont stockés dans un conteneur SharePoint Embedded appartenant à l’utilisateur. Ce conteneur apparaît sous le nom « Loop » dans les outils d’administration. Cette distinction compte pour retrouver l’emplacement administratif des données : l’interface utilisée pour ouvrir un carnet ne décrit pas, à elle seule, son stockage.
Inviter des collègues dans un notebook facilite le travail sur un dossier commun, mais ne dispense pas de contrôler les documents ajoutés et leurs autorisations. Steve Goodman, de Practical 365, recommande de préparer les données, leurs droits et leurs protections avant de déployer Copilot. Pour approfondir l’usage du carnet, consultez aussi notre article sur la création et la collaboration avec Copilot Notebooks.
PowerPoint : tester la conformité du kit de marque
Dans PowerPoint, la sélection d’une marque permet d’orienter la création d’une présentation par Copilot. Le réglage strict brand adherence va plus loin : il demande de n’utiliser que les mises en page et éléments définis dans le modèle approuvé, plutôt que de créer de nouvelles dispositions. Il répond au cas des présentations dont la structure graphique doit rester maîtrisée.
Préparer le modèle approuvé
Réunissez dans le modèle PowerPoint les dispositions que Copilot doit pouvoir employer, notamment celles prévues pour une ouverture, un contenu et une transition.
Configurer le kit de marque
Depuis les options de marque présentées dans PowerPoint, passez par select brand, puis manage brand kits. Associez le modèle au kit concerné et examinez le réglage strict brand adherence.
Contrôler une présentation générée
Produisez un jeu d’essai représentatif et vérifiez les dispositions utilisées, les textes, les images et les éléments obligatoires. Une restriction de mise en page ne vaut pas validation éditoriale ou juridique.
Une organisation peut prévoir des kits distincts pour ses présentations commerciales et ses dossiers destinés à la direction. C’est un scénario de configuration, pas une garantie que Copilot choisira seul le bon kit : la sélection et la relecture restent nécessaires. Les skills personnalisées peuvent aussi porter une tâche répétitive, comme l’ajout d’un pied de page, mais l’exemple décrit montre qu’une skill configurée peut cesser de fonctionner comme attendu. Testez-la sur une copie avant de l’intégrer à un processus de production.
Excel : distinguer synthèse des changements et restauration
Dans Excel, Copilot peut être interrogé sur les modifications d’un classeur. Une demande portant sur les changements des six derniers mois a, dans l’exemple présenté, renvoyé une synthèse de modifications de cellules et de noms de feuille. Cette période est celle du prompt utilisé, pas une durée de conservation garantie pour tous les classeurs.
Cette synthèse aide à orienter une vérification : repérer un changement inattendu, puis examiner le classeur et son historique. Elle ne doit pas être traitée comme un journal d’audit exhaustif. Dans l’exemple, une demande de restauration d’une version antérieure n’a pas abouti dans Copilot ; l’historique des versions dans OneDrive reste la piste indiquée pour retrouver une version précédente.
Pour un classeur partagé, commencez par poser une question ciblée sur la période et les modifications recherchées. Confirmez ensuite les changements dans les fonctions d’historique disponibles avant d’attribuer une action à une personne ou de restaurer un document.
Agents et skills : ne pas confondre pilote Frontier et diffusion générale
Une skill regroupe des instructions destinées à une tâche répétitive. Dans l’exemple d’un agent qui compare des PDF, une skill traite les contrats et une autre peut être préparée pour les propositions commerciales. Ce découpage permet d’expliciter les contrôles attendus selon le type de document, plutôt que de charger une seule consigne avec toutes les exceptions.
L’association des skills à un agent est présentée avec le badge Frontier. La documentation Microsoft Learn sur Frontier classe ces fonctions comme des préversions susceptibles d’évoluer. Leur accès dépend de l’inscription gérée par l’administrateur et de l’attribution d’une licence Microsoft Copilot à l’utilisateur. Le badge ne constitue donc pas une date de disponibilité générale.
Frontier ne garantit pas l’accès à tous les utilisateurs
Un test utile consiste à soumettre à l’agent un contrat, puis une proposition commerciale, et à comparer les contrôles appliqués dans chaque cas. Faites aussi traiter un document ambigu : si la bonne skill n’est pas mobilisée, clarifiez les instructions et gardez une validation humaine sur le résultat. Pour d’autres exemples d’usage par application, voir nos prompts Copilot actionnables dans Microsoft 365.
Questions fréquentes
Tous les utilisateurs Teams voient-ils des récapitulatifs intelligents ?
Non. Tous peuvent ouvrir Meeting Recaps, mais le récapitulatif textuel intelligent demande Teams Premium ou une licence Microsoft Copilot. Les récapitulatifs vidéo et audio exigent une licence Microsoft Copilot ; seules les réunions enregistrées ou transcrites des 30 derniers jours figurent dans l’application.
Un lien vers une conversation Copilot ouvre-t-il les documents cités ?
Non. Le lien transmet un instantané de la conversation, sans accorder les droits sur les fichiers, courriels ou réunions qu’elle mentionne. Le destinataire qui poursuit l’échange travaille sur une copie distincte.
Une fonction Frontier peut-elle être déployée à tous les utilisateurs ?
Sa présence dans un environnement pilote ne suffit pas à établir sa disponibilité générale. Microsoft la classe comme une préversion ; l’accès dépend de l’inscription gérée par l’administrateur et d’une licence Microsoft Copilot attribuée à chaque utilisateur concerné.
Commencer par un pilote aux accès contrôlés
Choisissez d’abord un usage mesurable : retrouver un récapitulatif, partager une réponse relue ou produire une présentation à partir d’un modèle approuvé. Confirmez le résultat avec les comptes et les documents qui seront réellement utilisés, sans généraliser à partir d’une seule démonstration.
Contrôles avant d’élargir le pilote
- Vérifier les licences nécessaires à chaque type de récapitulatif et aux notebooks.
- Examiner les autorisations des données citées ou ajoutées dans Copilot.
- Décider si le partage des conversations doit rester autorisé.
- Tester les modèles PowerPoint et les skills sur des copies de travail.
- Réserver les fonctions Frontier aux utilisateurs inscrits et licenciés.
Si l’organisation manipule des documents confidentiels, commencez par les autorisations et les règles de partage avant de promouvoir les conversations ou les notebooks. Si l’objectif est une présentation conforme, commencez par le modèle approuvé et sa vérification visuelle.
Pour aller plus loin
- Administrer Meeting Recaps dans Teams — pour vérifier les licences, les réunions affichées et les plateformes prises en charge.
- Gérer le partage des conversations et réponses Microsoft Copilot — pour examiner les liens et les contrôles administratifs.
- Vérifier les prérequis de Copilot Pages et Copilot Notebooks — pour distinguer licences, dépendances et stockage.
- Préparer Microsoft 365 Copilot en conditions réelles — pour approfondir la préparation des données et des autorisations.