Vos équipes éparpillent leur contexte entre e-mails, notes, fichiers et réunions, et les agents qui travaillent avec elles n’en voient qu’une version partielle ou périmée. Le 14 octobre 2026, Microsoft a annoncé en Frontier Preview une base de connaissances SharePoint que Copilot et les agents créent, enrichissent, entretiennent et interrogent. Voici son fonctionnement, sa facturation, ses limites actuelles et la façon de cadrer un pilote sans exposer ce qui ne doit pas l’être.
Une bibliothèque SharePoint que Copilot transforme en contexte d’équipe
Une base de connaissances est une bibliothèque spécialisée de fichiers Markdown liés entre eux et rédigés pour être exploités par des agents. On peut l’ajouter à n’importe quel site SharePoint, y compris ceux qui servent de stockage à un canal Teams ou à un groupe Microsoft 365. Les membres de l’équipe y versent des e-mails, des messages, des réunions ou des contenus déjà présents sur leurs sites. Copilot organise le tout en une base lisible par les humains, qui sert aussi de socle de réponse aux agents.
Microsoft cite trois usages testés avec des équipes pionnières :
- Juridique : rassembler des connaissances isolées dans des e-mails, des fichiers et des notes personnelles, pour que les agents disposent du bon contexte en rédigeant accords et contrats.
- Ingénierie : combiner spécifications techniques, retours utilisateurs, études de marché et historique produit, afin de donner un contexte projet aux agents de code et d’accélérer l’intégration des nouveaux ingénieurs.
- Ventes : structurer l’historique des comptes pour que les agents commerciaux proposent des prochaines étapes pertinentes ou produisent rapidement une synthèse de compte.
Le site SharePoint cesse ainsi d’être une simple source de contenu : il devient la couche de contexte que les personnes, Copilot et les agents partagent.
Comment Work IQ compile le contenu brut en connaissance
Les pages sont générées par Copilot grâce au moteur natif de compilation de connaissances de Work IQ. Pour le positionnement de Work IQ dans Microsoft 365 Copilot, voir notre article sur Work IQ et l’intelligence artificielle personnalisée de Microsoft 365 Copilot.
Microsoft publie deux chiffres issus de tests internes menés en octobre 2026 : lorsqu’un agent s’appuie sur la base de connaissances pour répondre à des questions ou exécuter des tâches d’équipe, ses réponses seraient jusqu’à quatre fois plus rapides et 30 % plus économes en jetons.
jusqu’à 4x
Réponses d’agent plus rapides avec la base de connaissances
Microsoft, tests internes, octobre 2026
30 %
Gain d’efficacité en jetons lors de la récupération de contenu
Microsoft, tests internes, octobre 2026
Ces résultats restent des mesures d’éditeur, à relativiser avant toute décision d’investissement. Microsoft renvoie aussi à un article de recherche qui évalue des agents sur des questions complexes exigeant de recouper plusieurs documents : le coût et la qualité s’améliorent par rapport à des agents travaillant sur les documents d’origine ou sur d’autres méthodes d’enrichissement. L’éditeur précise que ces résultats viennent d’un environnement de test synthétique.
Pour un ingénieur, l’idée à retenir est simple : l’agent lit des pages déjà synthétisées et reliées entre elles, plutôt que de rechercher puis relire des documents bruts à chaque question.
Disponibilité et facturation : qui peut l’utiliser et à quel coût
Le déploiement concerne d’abord les tenants en Frontier Preview. La base de connaissances est actuellement réservée aux utilisateurs activés pour la facturation à l’usage, que les administrateurs pilotent, accès et dépenses compris, depuis le centre d’administration Microsoft 365. Microsoft détaille ce mécanisme dans sa page sur la gestion des Copilot credits.
L’intégration avec Autopilot suit un calendrier distinct : elle exige un accès à Autopilot, présenté dans l’annonce du nouveau Copilot avec Home, Code et Autopilot. Notre article sur Copilot nouvelle génération et FinOps for AI en décrit le contexte budgétaire.
La page d’aide Microsoft précise ce qui consomme des crédits :
| Opération | Facturation |
|---|---|
| Créer la base, ajouter des sources, mettre à jour les pages, lancer le contrôle de santé avec Copilot | Copilot credits |
| Créer et mettre à jour avec Autopilot | Copilot credits |
| Poser des questions à Copilot sur le contenu des pages | Incluses dans la licence Microsoft 365 Copilot |
| Lire et rechercher dans les pages | Ni licence Copilot, ni crédits |
Préversion : la facturation peut changer
Microsoft indique que les conditions de facturation peuvent évoluer avant la disponibilité générale. Plafonnez la consommation dès le pilote et ne bâtissez pas de business case définitif sur ces règles.
Le modèle a une conséquence pratique : la lecture est gratuite, l’entretien ne l’est pas. Une base mise à jour très souvent coûtera plus cher qu’une base consultée intensivement.
Permissions et étiquettes : la base hérite de vos défauts
Pour créer une base, il faut avoir le droit de créer du contenu sur le site. Par défaut, elle reprend les permissions du site : ses membres peuvent donc la modifier. Si le site est large, la base l’est aussi.
Work IQ n’accède qu’aux données auxquelles l’utilisateur a déjà droit et respecte les étiquettes de sensibilité. Le retour d’expérience de Microsoft Digital, publié dans Inside Track, montre le piège : dans un cas interne, un document sensible est apparu dans une requête Copilot à cause d’une étiquette manquante. Microsoft l’a traité comme un signal de gouvernance et a corrigé l’étiquetage à la source. Le même raisonnement s’applique à tout ce que vous versez dans une base de connaissances : une synthèse n’est jamais plus protégée que ses sources.
Microsoft met en avant plusieurs outils de gouvernance côté SharePoint, utiles avant d’alimenter une base :
- le SharePoint Admin Agent, pour une analyse au niveau du tenant et une remédiation guidée sur les permissions, le cycle de vie du contenu, le stockage et les paramètres ;
- la gestion de catalogue, qui regroupe les sites en ensembles gérables pour les attestations de site, les revues d’accès et Restricted Content Discovery ;
- un rapport détaillé des permissions EEEU au niveau fichier, et les informations sur l’accès des agents, qui montrent quels agents atteignent le contenu SharePoint et OneDrive.
Lancer un pilote en cinq étapes
Au 25 octobre 2026, les pages consultées ne documentent aucune cmdlet dédiée à la base de connaissances : la procédure passe par l’interface SharePoint, Copilot et le centre d’administration Microsoft 365. Voici une démarche de pilote, à adapter à votre tenant.
Choisir un site au périmètre net
Prenez un site d’équipe dont les membres sont connus, avec un usage clair (dossiers clients, documentation projet, base de décisions). Évitez un site à large audience pour un premier essai.
Auditer permissions et étiquettes avant tout import
Les membres du site pouvant modifier la base par défaut, vérifiez la liste des membres. Contrôlez l’étiquetage des documents que vous comptez ingérer : une étiquette manquante ressortira dans les réponses.
Activer et plafonner la facturation à l’usage
Dans le centre d’administration Microsoft 365, activez les utilisateurs du pilote pour la facturation à l’usage et fixez une limite de dépense, en suivant la documentation sur les Copilot credits.
Créer la base et ajouter les sources
Utilisez Copilot dans SharePoint, ou Autopilot si vous y avez accès. Les imports Markdown, Confluence (export ZIP HTML) et wiki classique sont des copies uniques : elles ne se resynchronisent pas.
Vérifier le résultat
Relisez les pages générées dans l’éditeur visuel ou l’éditeur Markdown, lancez le contrôle de santé avec Copilot (il consomme des crédits) et posez des questions dont vous connaissez la réponse. Le versioning de la bibliothèque détermine l’historique des versions : contrôlez ce paramètre pour pouvoir revenir en arrière.
Édition à plusieurs et propriétés de page
La coécriture et les commentaires fonctionnent avec des personnes comme avec un agent. Les propriétés de page sont stockées en YAML frontmatter, ce qui reste lisible dans l’éditeur Markdown.
Limites de la préversion et dépannage
La documentation Microsoft fixe plusieurs limites à connaître avant de promettre quoi que ce soit aux équipes :
- pas de mises à jour automatiques ni planifiées : elles n’ont lieu que sur demande ;
- impossible de partager toute la base, seulement des pages individuelles avec leurs sous-pages ;
- imports Markdown, Confluence et wiki classique en copie unique ;
- curation automatisée annoncée comme « à venir », donc absente aujourd’hui.
Le tableau ci-dessous associe symptômes et résolutions probables. Les causes sont déduites de ces règles de disponibilité et de facturation : confirmez-les sur votre tenant.
| Symptôme | Cause probable | Résolution |
|---|---|---|
| L’option de création de base n’apparaît pas | Tenant hors Frontier Preview, utilisateur non activé pour la facturation à l’usage, ou droit de création de contenu absent sur le site | Vérifier l’activation dans le centre d’administration Microsoft 365 et les permissions de l’utilisateur sur le site |
| L’intégration Autopilot est indisponible | Autopilot se déploie selon un calendrier distinct de celui de la base | Utiliser Copilot dans SharePoint en attendant l’accès à Autopilot |
| Les pages contiennent des informations périmées | Aucune mise à jour automatique ni planifiée | Lancer une mise à jour à la demande, puis un contrôle de santé avec Copilot |
| La base entière ne peut pas être partagée | Seules des pages individuelles avec leurs sous-pages se partagent | Partager page par page, ou ajuster l’accès au niveau du site |
| Un contenu sensible ressort dans une réponse | Étiquette de sensibilité manquante à la source | Corriger l’étiquetage à la source et traiter l’incident comme un signal de gouvernance |
| Les modifications dans Confluence ou le wiki ne se retrouvent pas dans la base | Les imports sont des copies uniques | Refaire l’import si nécessaire, ou désigner la base comme nouvelle source de vérité |
Ce qui est annoncé ensuite, sans dates
Microsoft liste cinq chantiers sans calendrier : la base dans davantage d’outils (Cowork, Copilot dans Teams, agents personnalisés Microsoft Copilot Studio), une intégration plus poussée avec les groupes Microsoft 365 pour amorcer une base depuis des canaux ou des e-mails, une curation automatisée continue via les agent flows de Copilot Studio, un meilleur passage à l’échelle sur de gros volumes, et une intégration avec les CLI et agents de code via Work IQ.
Pour les agents personnalisés, un point d’architecture mérite d’être noté. D’après la documentation Copilot Studio, les outils MCP Microsoft 365 propres à chaque application, SharePoint compris, sont réservés à la compatibilité ascendante et ne doivent pas servir à de nouveaux projets en production ; la documentation recommande Work IQ MCP pour les nouveaux projets. Consultez la référence SharePoint de Copilot Studio avant de concevoir un agent qui doit lire un site SharePoint. Pour l’autre brique de connaissance de Copilot Studio, voir Foundry IQ dans Copilot Studio.
Côté écosystème, Microsoft indique que Copilot dans SharePoint est en disponibilité générale et que les outils SharePoint dans Work IQ arrivent, sans date. Notre synthèse des nouveautés de Copilot dans SharePoint de septembre 2026 pose le décor.
Questions fréquentes
Faut-il une licence Microsoft 365 Copilot pour utiliser une base de connaissances SharePoint ?
Pas pour lire ni rechercher dans les pages : ni licence Copilot ni crédits ne sont requis. Les questions posées à Copilot sur le contenu sont incluses dans la licence Microsoft 365 Copilot. La création, l’ajout de sources, la mise à jour et le contrôle de santé consomment des Copilot credits, et la fonctionnalité est réservée aux utilisateurs activés pour la facturation à l’usage.
La base se met-elle à jour toute seule ?
Non. Selon la documentation, il n’y a ni mise à jour automatique ni mise à jour planifiée : elles ont lieu sur demande. Microsoft annonce une curation automatisée continue via les agent flows de Copilot Studio, sans date.
Peut-on partager toute la base avec un collaborateur extérieur à l’équipe ?
Pas en un seul geste. Il est possible de partager des pages individuelles avec leurs sous-pages, mais pas la base entière. Par défaut, la base reprend les permissions du site, dont les membres peuvent la modifier.
Les contenus importés de Confluence ou d’un wiki classique restent-ils synchronisés ?
Non. Les imports Markdown, Confluence (export ZIP HTML) et wiki classique sont des copies uniques. Les modifications faites ensuite dans la source d’origine ne sont pas répercutées dans la base.
Trois décisions avant d’ouvrir un pilote
Contrôles avant et après le déploiement du pilote
- Le tenant est en Frontier Preview et les utilisateurs du pilote sont activés pour la facturation à l’usage
- Une limite de dépense en Copilot credits est fixée dans le centre d’administration Microsoft 365
- La liste des membres du site pilote a été relue, puisqu’ils peuvent modifier la base
- Les étiquettes de sensibilité des documents à ingérer sont vérifiées à la source
- Les pages générées ont été relues et testées avec des questions dont la réponse est connue
- Le versioning de la bibliothèque est configuré pour permettre un retour arrière
- Un responsable a été désigné pour lancer les mises à jour à la demande
Si votre organisation dispose déjà d’un étiquetage de sensibilité solide et d’un site d’équipe bien délimité, alors lancez le pilote dès maintenant avec un budget plafonné. Si vos étiquettes sont lacunaires ou vos sites très ouverts, commencez par le nettoyage avec les outils de gouvernance SharePoint : la base de connaissances amplifierait ces défauts au lieu de les corriger.
Pour aller plus loin
- Get started with SharePoint Knowledge Base (preview) : la page d’aide officielle sur les permissions, la facturation en Copilot credits, les capacités et les limites.
- Inside Track : Intelligence on tap, How Work IQ enables AI and agents at Microsoft : le retour d’expérience de Microsoft Digital sur la gouvernance de Work IQ et les étiquettes de sensibilité.
- SharePoint reference (preview) pour Microsoft Copilot Studio : les outils MCP SharePoint à utiliser dans Copilot Studio et la recommandation Work IQ MCP.
- Microsoft Copilot : cartographie complète de l’écosystème IA : pour situer la base de connaissances parmi les autres briques Copilot.
- SharePoint à 25 ans : l’évolution vers l’IA : le contexte de SharePoint comme espace de connaissance.